Liftrenovatie fiasco met of zonder aanbesteding!

7 Essentiële aanbesteding-tips voor liftrenovaties

 

  • Heb je ook altijd meerprijzen tijdens het project?

  •  Lopen de kosten hoger op dan je budget?

  •  Waarom duurt de afronding van de renovatie nu al maanden?

 

Herken jij deze vragen?

 

Ik wel. Ze zijn mij al vaak ter oren gekomen. Hier de ‘7 essentiële aanbesteding-tips voor liftrenovaties’ om richting te bepalen en te voorkomen dat de bovenstaande vragen werkelijkheid worden.

 

Bij het realiseren van een liftrenovatie heb je te maken met verschillende aanbieders op de markt. Als je nu wilt weten met welke partij je in zee wilt gaan, moet je weten hoe je die partijen en aanbiedingen moet vergelijken, want je wilt natuurlijk wel de beste keuze maken.

 

 

*             Aanbesteding-tip 1: Bepaal vooraf wat je precies wilt bereiken met je aanbesteding. Wat is je doel? Zo goedkoop mogelijk inkopen of zoveel mogelijk kwaliteit inkopen? Of moet er voor een bepaalde datum een renovatie zijn opgeleverd? Kortom, wat is hetgeen dat je wilt bereiken met je liftrenovatie?

 

*             Aanbesteding-tip 2: Als je weet wat je wilt bereiken, zul je moeten gaan bepalen hoe je dat wilt gaan bereiken. Je moet een vragenlijst en een PVE (Plan van Eisen) samenstellen. Als je dat hebt gemaakt moet je gaan onderzoeken wat de omvang wordt. De financiële omvang, afhankelijk van de organisatievorm en die financiële vorm, wordt bepaald of je een bepaalde vorm van aanbesteden moet hanteren. Er zijn voor en nadelen bij vormen van aanbesteden. Het is in de regel zo dat je als opdrachtgever/ aanbestedende partij de meeste vrijheid hebt, wanneer je onderhandse aanbesteding doet, met door jezelf vooraf geselecteerde partijen. Wordt de omvang te groot, dan wordt je met een (semi-) overheidsorganisatie verplicht om een openbare of zelfs Europese aanbesteding te doen. Dergelijke aanbestedingen leiden in veel gevallen tot ongewenste resultaten. Er wordt te veel vertrouwd op prestatiegetallen in plaats van op het werkelijke verwachte resultaat. Kortom, het is essentieel te weten op het vakgebied hoe de werkelijke prestatie wordt gehaald. Het is te makkelijk gebleken om te zeggen dat de marktpartijen het maar moeten bedenken en als ze het niet goed doen krijgen ze straf.

 

*             Aanbesteding-tip 3: Bepaal vooraf hoeveel partijen je wilt hebben en dat ze een bruikbare inschrijving hebben gedaan. Wanneer de omvang groter is dan €100.000,- dan kan je overwegen om meer dan drie partijen uit te nodigen. Door meer dan drie partijen uit te nodigen, heb je de ruimte als er een partij afvalt, omdat ze niet mee kunnen doen of niet mee willen doen. Kijk ook met goed fatsoen naar de kosten die de partijen moeten maken om in te kunnen schrijven. Als ze vooraf denken geen kans te maken, haken ze mogelijk snel af. Als je niet serieus omgaat met de partijen wordt dat in de loop der tijd op je bord gepresenteerd. Wees oprecht en wees ook altijd bereid de partij de opdracht te gunnen, anders is het een verloren, kostbare investering van tijd en middelen om een aanbesteding te organiseren.

 

*             Aanbesteding-tip 4: Eerlijke kansen bieden aan inschrijvers levert het beste resultaat op en de minste onvrede bij de partijen die het werk niet krijgen. Maak helder wat de inschrijftermijn is en maak het redelijk. Als het een ingewikkelde renovatie betreft met bijzondere oplossingen verwacht dan niet dat je binnen een week een aanbieding hebt. Wees helder, strikt en maak vooraf duidelijk dat te late inschrijvingen en onjuiste inschrijvingen ter zijde worden gelegd.

 

*             Aanbesteding-tip 5: Eindresultaten van een renovatie kan je sterk beïnvloeden bij de aanbesteding. Wil je omwille van tijd, alles alleen maar op papier of digitaal via internet snel regelen, dan kom je vaak van een koude kermis thuis. Het eindresultaat wordt niet gehaald, de inschrijvingen zijn zo divers, de goedkoopste is gekozen. Tijdens de aanbestedingsperiode is het redelijk simpel om een bezichtiging te organiseren en ter plaatse een uitleg te geven over wat je hebt omschreven en wat je verwachtingen zijn. Dan wordt direct gefilterd en getoetst of de omschrijving en verwachting helder en uitvoerbaar is.

 

*             Aanbesteding-tip 6: Analyseren van de binnengekomen inschrijvingen moet je zorgvuldig doen. Alleen de laagste inschrijver analyseren is niet slim. Er zijn slimme inschrijvers die uitsluiting doen waardoor je denkt dat je goedkoop gaat inkopen. Je moet weten wat de inhoud is van de materie en wat partijen daadwerkelijk aanbieden. Als je ook weet of ervaring hebt in hoe partijen werken kan je een keuze maken op basis van de gunning- of beoordelingscriteria en de verwachting op basis van ervaring.

 

*             Aanbesteding-tip 7: Opdracht gunnen aan de partij die je hebt gekozen is vaak verstandig als je eerst een gesprek voert over de (wederzijdse) verwachtingen om te weten of de partij daadwerkelijk gaat leveren wat gevraagd en aangeboden is.

 

Met deze tips heb je in ieder geval een houvast, voor wat er op je pad komt bij aanbesteden. Het aanbesteden is een middel om partijen eerlijke kansen te bieden en als aanbesteder/ opdrachtgever de beste oplossing tegen een juiste prijs in te kopen. Een minimaal stappenplan voor een goed eindresultaat.

 

Wat zijn jouw ervaringen en tips die je kan toevoegen?

 

  •  Wat wil jij nog meer weten over aanbesteden?

  •  Vraag NU (per telefoon of e-mail) naar de mogelijkheden die jouw organisatie kunnen ondersteunen voor betrouwbare veilige liften voor tevreden liftgebruikers.

Vind je dit interessant? Deel dit dan via de knoppen hieronder. En help anderen ook met inzichten voor beheersbaar liftbeheer.

 

Geef jouw antwoorden of stel je vragen in het onderstaande tekstvak.

 

Op beheersbare succesvolle projecten. Groet, Péron van Stralen.

 

Geplaatst in Algemeen, Opinie, Vraag en antwoord.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *